מערכת הזמנות לעסק מקומי: מה חייב להיות בה ומה מיותר
הקישור הועתק בהצלחה
מערכת הזמנות לעסק מקומי מרכזת במקום אחד את מה שהיום מפוזר: מי הזמין, מה הזמין, כמה זה עולה, מי שילם ומתי זה יוצא. רוב בעלי העסקים מתחילים לחפש מערכת כזאת כשההזמנות עדיין נסגרות, אבל הניהול שלהן כבר לוקח ערבים שלמים.
המדריך הזה עוזר להחליט אם אתם צריכים מערכת, במה היא שונה מאתר מכירות רגיל, אילו יכולות לבדוק לפני שמתחייבים, כמה זה עולה, ואיך מעבירים את הלקוחות.
ארבעה רגעים שבהם עסקים הבינו שצריך מערכת
שאלנו עסקים שעברו אלינו מה גרם להם להבין שהם צריכים שינוי. כל אחד ענה משהו אחר:
- משק חקלאי: "אינסוף וואטסאפים, ואני רוצה להתרחב." כל הזמנה הגיעה בהודעה אחרת, וכל לקוח חדש הוסיף עוד שיחה. עכשיו כל ההזמנות והלקוחות במקום אחד.
- מאפייה: "הזמנות השתנו אחרי שנשלחו, ועדכנו כל לקוח בנפרד." עכשיו הלקוח משנה את ההזמנה בעצמו, והשינוי מגיע לכל הרשימות מיד.
- קהילת רכישה קבוצתית: "יותר מדי התעסקות עם תשלומים והחזרים." עכשיו הסכום נסגר לפי מה שנארז, ולכל הזמנה יש סטטוס תשלום.
- חקלאי מנגו: "זה מה שהלקוחות אמרו לי שהם רגילים להזמין איתו." הלקוחות שלו כבר הזמינו כך מעסקים אחרים. עכשיו הוא מקבל הזמנות, והם מרוצים.
מתי וואטסאפ ואקסל מפסיקים להספיק
כמעט כל עסק מקומי מתחיל באותה שיטה: הזמנות בוואטסאפ או בטלפון, וריכוז באקסל או במחברת. הסימנים שהשיטה מיצתה את עצמה דומים אצל כולם: מקלידים את אותה הזמנה פעמיים, לקוח משנה הזמנה בהודעה נפרדת שנעלמת בצ'אט, ערב שלם הולך על העתקות לפני יום חלוקה, וטעויות מתגלות כשהלקוח כבר פתח את הארגז.
כל העתקה ידנית היא עוד מקום לטעות, וכל הזמנה עוברת כמה העתקות.
דוגמה, עם מספרים להמחשה: מאפייה שמקבלת 50 הזמנות בשבוע. כל הזמנה עוברת ארבע העתקות: מהוואטסאפ לאקסל, מהאקסל לרשימת האריזה, מרשימת האריזה לרשימת החלוקה, ובסוף בדיקה מול אפליקציית הבנק מי שילם. זה 200 העתקות ידניות בשבוע. אם אחת מכל מאה משתבשת, כל שבוע יוצאות שתי הזמנות לא נכון. כשהמאפייה גדלה ל 100 הזמנות, הטעויות מוכפלות.
במה מערכת הזמנות שונה מאתר מכירות
רוב הפתרונות שתמצאו בחיפוש הם מערכות לאתר מכירות. הן בנויות למוצר ארוז שנשלח בדואר לכל הארץ, ללקוח שקונה פעם אחת. עסק מקומי עובד אחרת: אותם לקוחות חוזרים כל שבוע, המכירה מתרכזת בימי חלוקה או איסוף, וחלק מהמוצרים נמכרים במשקל, כך שהסכום הסופי נסגר רק אחרי האריזה.
מערכת שנבנתה למשלוח ארצי לא יודעת להגדיר יום חלוקה, לא מטפלת במשקל משתנה, ולא מראה את כל שבוע העבודה במסך אחד. לכן בדקו קודם אם המערכת בנויה לצורה שבה אתם מוכרים.
שבע יכולות שחייבות להיות במערכת
- כל הזמנה קשורה ללקוח ולתשלום שלה. שורה אחת שרואים בה הכול, במקום שלוש רשימות שצריך להצליב.
- מכירה במשקל וביחידות. אם אתם מוכרים תוצרת, בשר או גבינות, המערכת צריכה לסגור את הסכום לפי מה שנארז בפועל.
- ימי חלוקה, איסוף ומשלוחים. אתם מגדירים מתי ואיפה מחלקים, הלקוח בוחר, ואתם מקבלים רשימות מסודרות לכל יום ולכל מסלול.
- סטטוס תשלום על כל הזמנה. גבייה היא החלק שנשבר ראשון כשגדלים. כתבנו עליה מדריך נפרד.
- הזמנה בלי להתקין אפליקציה. לקוח שצריך להוריד אפליקציה כדי להזמין ארגז ירקות לא יזמין. קישור שנפתח בדפדפן עובד טוב יותר.
- רשימת מוצרים שקל לעדכן. מלאי ומחיר משתנים, ומוצר נגמר באמצע היום. עדכון צריך לקחת שניות מהטלפון.
- עברית מלאה ותשלומים ישראליים. ממשק בעברית גם ללקוח וגם לכם, וסליקה שעובדת עם כרטיסי אשראי ישראליים.
מה כמעט תמיד מיותר
יש יכולות שנשמעות חשובות בדף המכירה, ולעסק מקומי הן בעיקר עוד עבודה: משלוחים לחו"ל ותמחור בכמה מטבעות, חנות תוספים שצריך לתחזק, עיצוב חופשי של כל פרט שלוקח שבועות, ודוחות שנבנו לרשת חנויות. כל יכולת כזאת מוסיפה מסכים, הגדרות והחלטות.
שאלה אחת עוזרת לסנן: באיזה יום בשבוע תשתמשו ביכולת הזאת? אם אין תשובה, כנראה שאתם לא צריכים אותה.
כמה זה עולה, ועל מה לשאול
המחיר של מערכת הזמנות בנוי בדרך כלל משלושה חלקים: מנוי חודשי, דמי שימוש לכל הזמנה, ועמלת סליקה על תשלום באשראי. דמי שימוש לכל הזמנה נראים זולים בהתחלה, אבל משלמים אותם שוב על כל הזמנה של לקוח חוזר. לכן חשבו את העלות לחודש העמוס ביותר שלכם.
שאלו גם מה קורה כשעוזבים: האם אפשר להוריד את רשימת הלקוחות וההזמנות לקובץ.
איך בודקים מערכת לפני שמתחייבים
סרטון הדגמה לא מספיק. פתחו חנות ניסיון והריצו בה שבוע עבודה אחד:
- העלו עשרה מוצרים אמיתיים שלכם, ולפחות אחד שנמכר במשקל.
- הזמינו כלקוח מהטלפון, וספרו כמה מסכים זה לקח.
- שנו את ההזמנה אחרי ששלחתם אותה. כאן וואטסאפ נשבר, אז בדקו שכאן זה פשוט.
- פתחו את צד הניהול כאילו מחר יום חלוקה: רואים מה לארוז, למי, ומי כבר שילם?
- שנו מחיר וכמות במלאי מהטלפון, ובדקו כמה זמן זה לקח.
אם סיימתם את הסבב בצהריים אחד והמערכת עשתה בשבילכם את העבודה, מצאתם כלי. אם הסתבכתם בהגדרות כבר עכשיו, זה לא ישתפר כשיהיו מאה לקוחות.
איך מעבירים את הלקוחות מהוואטסאפ
החשש הכי גדול במעבר הוא שהלקוחות לא יעברו איתכם. שלושה צעדים עוזרים:
- שלחו את הקישור לחנות באותה קבוצה או שיחה שבה קיבלתם הזמנות עד היום.
- בשבוע הראשון, כשמגיעה הזמנה בוואטסאפ, הכניסו אותה לחנות בשביל הלקוח. כך היא נכנסת לאותן רשימות כמו כל השאר.
- מהשבוע השני, ענו על הזמנה בוואטסאפ עם הקישור לחנות.
לקוח שכבר הזמין ב mypips מעסק אחר מכיר את המסך, ומזמין בלי ללמוד מחדש.
איפה mypips נכנסת
mypips (מייפיפס) נבנתה לצורת העבודה הזאת: עסקים מקומיים שמוכרים ישירות ללקוחות שלהם. הלקוחות מזמינים מקישור בלי אפליקציה, וכל הזמנה נושאת את הלקוח, הסכום וסטטוס התשלום שלה. מכירה במשקל נסגרת לפי מה שנארז בפועל, וימי חלוקה ואיסוף מוגדרים מראש.
במאפייה מהדוגמה, ארבע ההעתקות הופכות לאפס. רשימת האריזה, רשימת החלוקה לכל שליח והמדבקות נבנות מתוך ההזמנות. כמות המוצרים להזמין מכל ספק מחושבת מתוך ההזמנות של אותו יום. לקוח שמשנה הזמנה עושה את זה בעצמו בחנות, והשינוי מופיע בכל הרשימות.
לפרטים המלאים על יכולות המערכת, כנסו למרכז העזרה.
מוכנים להפסיק לנהל הזמנות באקסל? פותחים חנות ב mypips.