לגבות כסף בלי לרדוף: מדריך גבייה לעסק מקומי

בעלי עסקים מקומיים מתלוננים בפנינו על הגבייה יותר מאשר על האריזה או על החלוקה. ההזמנות נסגרות, הסחורה יוצאת, ואז מגיע שבוע של תזכורות, בדיקות מול חשבון הבנק ורשימה בראש של מי עוד לא שילם.

המדריך הזה עונה על שלוש שאלות: באיזו דרך לגבות, מתי לגבות, ומה עושים כשהמשקל משנה את הסכום.

להתחיל מהמעקב

לקוח שרוצה לשלם משלם. הזמן הולך על לדעת מי שילם, כמה, על איזו הזמנה ומה עוד פתוח. כשהמידע הזה מפוזר בין וואטסאפ, אפליקציית הבנק ופתק, מרכיבים אותו מחדש כל שבוע.

לכן, לפני שמחליפים אמצעי תשלום, כדאי לוודא שכל תשלום רשום על ההזמנה שלו. כשלכל הזמנה יש סטטוס תשלום משלה, רשימת החייבים כבר קיימת, ולא צריך לבנות אותה.

ארבע דרכי גבייה, ומה כל אחת עולה

מזומן. אין עמלה. יש זמן: ספירה, עודף, הפרשים שלא מסתדרים בסוף היום, ונסיעה לבנק. במשלוחים הגבייה נופלת על השליח, וזו לא העבודה שלו.

ביט, פייבוקס והעברה בנקאית. זול, ולקוחות אוהבים לשלם ככה. התשלום נעשה באפליקציה אחרת, הלקוח מקליד את הסכום בעצמו, ואין קשר בין ההעברה להזמנה. בסוף השבוע מקבלים רשימה של שמות וסכומים ומצליבים אותה מול ההזמנות. עם עשרה לקוחות זה כמה דקות, עם מאה זה ערב שלם. העברה בנקאית גם מופיעה בחשבון באיחור, ולכן היא מתאימה בעיקר ללקוחות עסקיים.

אשראי בסליקה מקוונת. יש דמי מסוף ועמלה. בתמורה התשלום נרשם על ההזמנה, ואף אחד לא נוגע בכסף ידנית. אפשר לחייב מיד בזמן ההזמנה, או לבדוק את הכרטיס בהזמנה ולחייב אחרי האריזה (חיוב מושהה). מבין הארבע, זו הדרך היחידה שלא מוסיפה עבודה כשמספר הלקוחות גדל.

הזמנה קבועה. לקוח שמזמין כל שבוע יכול לעבור להזמנה קבועה שנגבית באותו אמצעי, בלי פנייה חוזרת. אלה גם הלקוחות ששווים הכי הרבה לאורך זמן, כמו שהראינו בפוסט על ערך החיים של לקוח.

אפשר לשלב: אשראי כברירת מחדל, וביט או מזומן למי שמבקש. ככה רוב ההזמנות נסגרות בלי מעקב, ומי שרגיל לביט ממשיך לשלם בביט.

מתי גובים

הרבה עסקים גובים אחרי החלוקה, כי ככה הם התחילו. אחרי שהסחורה אצל הלקוח, הכלי היחיד שנשאר הוא תזכורת.

כשהסכום ידוע מראש, גובים בזמן ההזמנה. כשהסכום נסגר רק באריזה, גובים לפני שהחלוקה יוצאת. בשני המקרים הלקוח צריך לדעת מראש מתי יירד החיוב. חיוב שמפתיע את הלקוח נגמר בדרך כלל בשיחת טלפון.

כשהמשקל משנה את הסכום

מי שמוכר תוצרת, בשר, גבינות או כל דבר אחר במשקל מכיר את זה. לקוח הזמין קילו וחצי עגבניות ב 12 ₪ לקילו, כלומר 18 ₪. נארזו 1.63 קילו, והסכום הנכון הוא 19.56 ₪. בהזמנה אחת זה שקל וחצי. ב 80 הזמנות בשבוע, עם כמה פריטים במשקל בכל אחת, זה מאות שקלים, לכאן או לכאן.

הדרך לטפל בזה היא להפריד בין שני שלבים: ההזמנה נסגרת עם אומדן, והסכום הסופי נקבע אחרי השקילה ולפני החיוב. לזה משמש החיוב המושהה באשראי: בהזמנה הכרטיס רק נבדק, באריזה מעדכנים משקלים וחוסרים, ואז מחייבים את הסכום האמיתי. גם זיכויים נחסכים, כי לא חויב מראש סכום שצריך להחזיר.

את ההסבר על זה כדאי לכתוב פעם אחת בדף ההזמנה. זה חוסך את אותה שיחה עם כל לקוח.

חמישה כללים שמקצרים את רשימת החייבים

• תנאי התשלום כתובים במקום אחד. מתי גובים, באיזה אמצעי, ומה קורה כשהמשקל משתנה.
• כל תשלום מקבל אישור אוטומטי. לקוח שקיבל אישור לא שואל אם ההעברה נקלטה.
• חלוקה לא יוצאת בלי סטטוס תשלום. קל יותר לברר לפני, ולא כשהשליח כבר בדרך.
• כל החובות ברשימה אחת. רשימה קצרה של הזמנות פתוחות עדיפה על תזכורות מפוזרות.
• חוב מטופל תוך שבוע. ככל שעובר זמן, קשה יותר לבקש, וקשה יותר לקבל.

איך זה עובד ב mypips

ב mypips (מייפיפס) התשלום רשום על ההזמנה עצמה, וכל הזמנה שלא שולמה מסומנת באדום. כמה כלים שמתאימים למה שתיארנו:

• חיוב מושהה באשראי. הכרטיס נבדק בזמן ההזמנה, ואחרי האריזה מחייבים את כל ההזמנות בלחיצה אחת, גם כשיש מאות לקוחות. בערך 2% מהעסקאות ידרשו טיפול ידני, בדרך כלל כי המסגרת בכרטיס התמלאה או שהכרטיס בוטל בינתיים.
• פייבוקס וביט עסקים של grow. מעלים את קובץ התשלומים, והמערכת מתאימה כל תשלום להזמנה לפי טלפון, שם וסכום. מטפלים רק במי שלא שילם.
• לינק תשלום לכל נקודת איסוף. לקבוצות רכישה ולנקודות שגובות בקבוצת פייבוקס משלהן: כל לקוח מקבל את הלינק של הנקודה שלו באישור ההזמנה ובמייל.
• מזומן וביט רגיל. מתעדים את התשלום על ההזמנה. כשאין התממשקות לחשבוניות (ובביט גם לא לסליקה), אפשר לסמן הרבה הזמנות כשולמו בפעולה אחת.

אם יש התממשקות למערכת חשבוניות, החשבונית יוצאת אוטומטית עם כל תשלום שנרשם.

איך מתחילים

בחרו שבוע אחד ועשו בו שלושה דברים: כתבו את תנאי התשלום במשפט אחד ושלחו אותו ללקוחות, הגדירו תשלום בזמן ההזמנה כברירת מחדל, ואל תוציאו חלוקה בלי סטטוס תשלום. אחרי חודש רשימת החייבים תהיה קצרה בהרבה.

השוואה מלאה של כל אמצעי התשלום, עם היתרונות, החסרונות והעלויות, נמצאת במדריך אמצעי התשלום בחנות.

רוצים שהגבייה תפסיק לגזול לכם את השבוע? התחילו עם mypips.