ניהול מלאי באקסל או במערכת? מדריך לעסק קטן

ניהול מלאי לעסק קטן הוא תשובה אמינה לשאלה אחת: כמה נשאר מכל מוצר, עכשיו. בשביל זה לא צריך מחסן, מסופון וברקודים. צריך שהחנות תדע לבד מתי מוצר נגמר, ותפסיק למכור אותו לפני שהבטחתם ללקוח משהו שאין.

המדריך הזה עוזר להחליט אילו מוצרים שווה לספור, איך בונים שגרת מלאי שמחזיקה שבוע אחרי שבוע, ומה עושים עם המקרים הקשים: מוצרים שקילים, מארזים, וחוסרים של הרגע האחרון.

מה עולה לכם מוצר שנמכר אחרי שנגמר

כשלקוח מזמין מוצר שכבר נגמר, אחרי ההזמנה מגיע טלפון: להתנצל, להציע החלפה, לעדכן את החשבון, ולקוות שהלקוח יישאר. לקוח קבוע שנתקל בזה פעמיים מתחיל לבדוק מה יש במקום אחר, ובעסק מקומי הלקוחות הקבועים הם רוב ההכנסה. על השווי שלהם לאורך זמן כתבנו בפוסט מה זה LTV וכמה באמת שווה לכם לקוח אחד.

גם הכיוון ההפוך עולה כסף. מי שלא סומך על המספרים שלו מזמין מהספק "ליתר ביטחון", ובסוף השבוע זורק את ההפרש. מלאי מנוהל עובד בשני הכיוונים: לא מוכרים מה שאין, ולא קונים מה שלא צריך.

לא כל מוצר צריך ספירה

טעות נפוצה היא לעקוב אחרי הכול, להתעייף אחרי שבועיים, ולנטוש. מפעילים מעקב מלאי רק על מוצרים שיכולים להיגמר באמצע חלון ההזמנות: גבינה שמיוצרת בכמות קבועה, דבש מסדרה מוגבלת, לחם שנאפה לפי תבניות, מארזי חג. מוצר שתמיד אפשר להשלים מהספק לא צריך ספירה.

ככה רשימת המלאי נשארת קצרה, והשגרה מציאותית: מעדכנים את הכמויות פעם אחת בתחילת כל מחזור הזמנות, ומשם המערכת עובדת לבד.

מי עושה את החיסור

באקסל אתם מעדכנים את המספר אחרי כל הזמנה, ובפועל זה נדחה לסוף היום או לסוף השבוע. במערכת הזמנות המלאי יורד ברגע שלקוח מזמין, וחוזר ברגע שהזמנה מתבטלת. המספר שמוצג הוא תמיד מה שנשאר למכירה אחרי כל ההזמנות שכבר נכנסו.

דוגמה, עם מספרים להמחשה: מחלבה קטנה מכינה כל שבוע 30 גבינות קשות, וחלון ההזמנות פתוח מראשון עד רביעי. ביום שלישי בערב נכנסת ההזמנה ה 30. בלי מעקב מלאי החנות ממשיכה למכור, ועד רביעי נכנסות עוד ארבע הזמנות לגבינה שאין. זה ארבעה טלפונים של התנצלות ביום האריזה. עם מעקב מלאי, הגבינה מפסיקה להימכר בהזמנה ה 30, והלקוח הבא רואה שהיא אזלה לפני שהזמין.

זו עוד סיבה לרכז את ההזמנות במקום אחד במקום לאסוף אותן מוואטסאפ וטלפונים: מלאי מתעדכן לבד רק כשההזמנה נקלטת במערכת. על הבחירה הזאת כתבנו בפוסט מערכת הזמנות לעסק מקומי.

מה קורה כשהמלאי נגמר

יש שתי אפשרויות:

• להוריד את המוצר מהמכירה. החנות מציגה רק מה שזמין. מתאים למוצרים מזדמנים.
• להשאיר את המוצר מוצג עם סימון "אזל". הלקוח רואה שהמוצר קיים אצלכם ונגמר הפעם. על מוצר מבוקש זה המסר הנכון: כדאי להזמין מוקדם בשבוע הבא.

בוחרים לפי המוצר, לא כלל אחד לכל החנות.

מארזים וסלים: המלאי של החלקים קובע

סל ירקות או מארז מתנה נמכרים כמוצר אחד, אבל תלויים במלאי של כל מה שבתוכם. מלאי המארז נגזר מתתי המוצרים שלו: נגמרה הגבינה שבסל, הסל כולו מפסיק להימכר. במארז לבחירה, הפריט שאזל יוצא מרשימת האפשרויות והשאר ממשיכים להימכר. ככה אי אפשר למכור מארז שלם על סמך פריט אחד שכבר אין.

מוצרים שקילים וחוסרים של הרגע האחרון

בתוצרת טרייה ההזמנה נסגרת לפי הערכה, והמשקל הסופי נקבע באריזה. לכן יש שני שלבים: המלאי שומר על ההבטחה ללקוח בזמן ההזמנה, ושלב הליקוט והאריזה מטפל במה שקרה בפועל. פריט שנגמר ברגע האחרון מסומן כחסר בהזמנה עצמה, והחיוב מתעדכן לפי מה שנארז.

כמה להזמין מהספק

לפני שמזמינים מהספק, שמים זה לצד זה שני מספרים: כמה הלקוחות כבר הזמינו, וכמה יש אצלכם עכשיו. ההפרש הוא מה שצריך להזמין. כשהבדיקה הזאת נעשית לפני כל הזמנה מהספק, נשאר פחות לזרוק בסוף השבוע.

איך זה עובד ב mypips

ב mypips (מייפיפס) מעקב מלאי מופעל בלחיצה על כל מוצר בנפרד, כך שסופרים רק מה שצריך. המלאי מתעדכן בזמן אמת עם כל הזמנה, עדכון או ביטול, המספר שמוצג הוא תמיד מה שנשאר למכירה, וכשמוצר אזל בוחרים אם הוא יורד מהחנות או מוצג עם סימון "אזל". מארז או סל מנהלים מלאי לפי תתי המוצרים שלהם, ולעדכון של הרבה מוצרים בתחילת שבוע יש מסך עדכון מרוכז. במסך הכמויות לפי ספקים, הסימון "הצגת מלאי מוצרים" מוסיף עמודת מלאי ליד הכמויות שהוזמנו, גם בקובץ שמורידים וגם בהדפסה, ואפשר למיין לפיה. כך רואים בדף אחד מה צריך להזמין ומה יש במחסן. המדריך המלא נמצא במרכז העזרה.

איך מתחילים השבוע

בחרו את חמשת המוצרים שהכי כואב כשהם נגמרים, הפעילו עליהם מעקב מלאי, והזינו כמות אמיתית פעם אחת בתחילת מחזור ההזמנות הקרוב. אל תוסיפו מוצרים עד שהשגרה הזאת מרגישה טבעית. ברוב העסקים זה מספיק כדי להפסיק לשלוח ללקוחות "מצטערים, נגמר" אחרי שכבר הזמינו.

רוצים חנות שיודעת לבד מתי נגמר? התחילו עם mypips.